Tìm hiểu cách tạo chữ ký trong Outlook cực kỳ chuyên nghiệp là ý tưởng trong content hôm nay của YayText. Theo dõi nội dung để biết chi tiết nhé. Bạn làm việc thông qua Outlook và cần tạo một chữ ký để email của mình trở nên chuyên nghiệp hơn? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và thêm chữ ký email trong Outlook đơn giản nhất. Vậy nên đừng bỏ lỡ những chia sẻ hữu ích ngay sau đây nhé!
Lợi ích tạo và thêm chữ ký email
- Chữ ký email như một cách để lại danh thiếp của bạn, tạo ấn tượng cho người đọc.
- Giúp cho người nhận biết được những thông tin liên lạc với bạn dễ dàng, thuận tiện hơn.
- Góp phần xây dựng thương hiệu của bản thân và cho doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng, giúp khách hàng nhận dạng được công ty.
- Chữ ký email còn là phương tiện để khách hàng dễ dàng tiếp cận với công ty hơn nhờ một cú nhấn chuột vào website được chèn trong chữ ký.
Cách tạo chữ ký email tự động
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook > Nhấn Home và chọn New Email (Tạo thư mới).
Bước 2: Màn hình hiển thị cửa sổ hộp thư mới, ở tab Insert (Chèn), bạn chọn Signature (Chữ ký) và nhấn Signature lần nữa.
Bước 3: Ở tab Email Signature (Chữ ký Email), bạn chọn New (Mới) và đặt tên cho chữ ký mới. Sau đó bạn nhấn OK.
Bước 4: Bạn nhập các thông tin cơ bản như phần trên ở mục Edit Signature (Sửa chữ ký).
Các thông tin cơ bản mà chữ ký email thường có bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Chức vụ
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ công ty (nếu cần)
- Website và mạng xã hội (nếu có)
Bạn có thể thay đổi màu sắc và font chữ tùy thích hoặc chèn ảnh, logo, đường link website hay trang mạng xã hội.
- Nhấn chọn biểu tượng chèn hình ảnh> chọn hình ảnh muốn chèn > Chọn Chèn.
- Để chèn link website của công ty, bạn nhấn chọn biểu tượng chèn liên kết và nhập địa chỉ web cần chèn.
Bước 5: Bạn chọn tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.
- New Messages: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
- Replies/Forward: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho những thư trả lời hoặc chuyển tiếp, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
Bước 6: Sau khi đã hoàn tất việc nhập thông tin chữ ký cá nhân và tùy chỉnh tự động. Bạn nhấn OK để lưu lại chữ ký.
Cách tạo chữ ký trong Outlook thủ công
Bạn đã tạo chữ ký nhưng không chọn tự động thêm chữ ký vào mọi thư gửi đi và thư trả lời hoặc chuyển tiếp. Bạn vẫn có thể thêm chữ ký theo cách thủ công để chèn chữ ký cho thư mới và hoặc thư trả lời/chuyển tiếp.
Bước 1: Đăng nhập vào mail Outlook, bạn nhấn Home và chọn New Message.
Bước 2: Màn hình hiển thị hộp thư mới, ở tab Message (Thư), bạn chọn biểu tượng Signature (Chữ ký).
Khi menu Signature (Chữ ký) hiện ra, bạn chọn vào chữ ký bạn đã tạo từ trước. Nếu tạo nhiều chữ ký khác nhau, bạn có thể tùy chọn bất kỳ chữ ký nào phù hợp với mail mà bạn gửi đi.
Cách thay đổi chữ ký email tự động
Trong quá trình sử dụng Outlook, đôi khi bạn cần chỉnh sửa một số thông tin trên chữ ký của mình để phù hợp hơn hoặc xóa đi chữ ký email tự động khi không còn sử dụng. Dưới đây là cách thay đổi chữ ký email và xóa chữ ký email tự động trên Outlook.
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook, nhấn chọn File (Tệp) trên thanh công cụ.
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục Options(Cài đặt) trong File (Tệp).
Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ chức năng Options (Cài đặt), bạn chọn mục Mail (Thư).
Sau đó ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature (Chữ ký).
Bước 4: Màn hình chuyển hướng sang cửa sổ hộp thoại Signatures and Stationery.
Trong đó có phần Select signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký mà bạn đã tạo trong tài khoản Outlook của mình. Bạn chọn chữ ký mình muốn chỉnh sửa.
Tiếp theo, bạn có thể chỉnh sửa, thay đổi chữ ký của mình cho phù hợp hơn với mục đích sử dụng ở phần Edit Signature (Sửa chữ ký). Sau khi chỉnh sửa xong, bạn nhấn OK để lưu lại các thay đổi.
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách tạo và thêm chữ ký email tùy chỉnh, thay đổi chữ ký trong Outlook đơn giản nhất. Hy vọng thông qua bài viết bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích. Đừng quên để lại bình luận và chia sẻ bài viết này cho bạn bè của mình nhé!